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Planification et organisation efficaces de la journée de travail: méthodes, règles et importance de la journée

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Rappelez-vous vos plus gros échecs dans la vie. Des querelles, des malentendus qui ont changé toute votre vie dans le sens négatif. Examens échoués, entretiens d'embauche, etc. Les raisons de ces échecs sont similaires, elles sont généralement le résultat d'une préparation médiocre et d'actions irréfléchies. Nous allons voir ci-dessous comment gérer tout et planifier la journée / la semaine.

Que se passera-t-il si un athlète cesse de s'entraîner un mois avant les Jeux olympiques - ses compétences et sa force musculaire s'affaibliront considérablement et il occupera l'une des dernières places. Comme dans le sport, dans toute entreprise, vous avez besoin d'une bonne préparation, sans laquelle les chances de succès sont grandement réduites.

Un élément clé de la préparation est la planification. «Règle 6 P»: Une planification correctement entreprise empêche une baisse de productivité.

Ci-dessous, je donnerai 7 façons de suivre la planification de la journée, de la semaine.

A quoi sert la liste de tâches?

Pour commencer, nous analyserons le fonctionnement de notre cerveau. Il a été constaté que nous ne pouvons garder sous notre contrôle pas plus de 7 + -2 cas ou pensées importantes. Pour vous en assurer, comptez combien de cercles sont montrés dans les images:

Fig. 1Fig. 2Fig. 3

Fig. 4Fig. 5

Très probablement, pour déterminer le nombre d'objets des figures 1, 3 et 4, un seul coup d'œil suffit.

Et pour les figures 2 et 5, un coup d’œil ne suffisait pas, il fallait considérer séparément. Moins il y a d'objets, plus il est facile de les gérer. La limite dans le cerveau vient lorsque la quantité devient supérieure à 7 + -2.

La situation est également avec des pensées, en même temps dans notre tête nous ne pouvons pas stocker plus de 7 + -2 tâches, le reste est oublié.

Planning de travail

Au 21ème siècle, le rythme de la vie s'est sensiblement accéléré et continue de gagner du terrain. Si auparavant, pour réussir, il était nécessaire de réaliser un seul travail, mais maintenant, pour réussir, il reste encore beaucoup à faire. Et les gens commencent à manquer de temps. Si vous suivez toutes les tâches quotidiennes que la vie nous impose tous les jours, il ne vous reste absolument plus de temps.

La planification des journées de travail est un outil qui permet non seulement d’utiliser efficacement le temps de travail, mais aussi de le réduire. Ce n'est pas une liste de tâches banale qui doit être complétée dans un ordre strict. La planification est la capacité de choisir ce qui doit être fait, pourquoi et quand.

C'est pourquoi une planification compétente non seulement structure tout ce que vous faites en une journée, mais vous permet également de gagner du temps. Tout d’abord, vous devez effectuer les tâches les plus importantes - c’est la principale règle de la gestion du temps. C'est utile pour chaque personne qui a du temps libre au travail et qui n'a pas d'horaire clair pour répartir correctement son temps.

Que comprend la planification?

La planification du temps de travail comprend:

  • Priorisation
  • La sélection des tâches importantes.
  • Rechercher les meilleurs moyens de les résoudre.
  • Recherchez un emploi pendant votre temps libre.

Priorisation vous aide à comprendre ce qui a besoin d'attention, ce qui peut être résolu seul et le problème que vous devez simplement ignorer. Le temps et l'information sont devenus beaucoup plus précieux qu'avant, et se mettre en colère contre ce qui ne produit pas de résultat est une chose inutile.

Choix de tâches importantes - Presque identique à l'établissement des priorités, uniquement dans le cadre d'une journée de travail. Vous choisissez ce qui apportera des résultats importants, ce qui doit être fait de toute urgence et ce qui peut être différé.

Trouver les meilleurs moyens de résoudre les problèmes - un point très important. Lors de la planification, vous devez tenir compte non seulement de ce que vous allez faire, mais également de la meilleure façon de le faire. Il est important non seulement de gagner du temps, mais de tout faire aussi rapidement et efficacement que possible.

Travailler avec du temps libre devrait également être inclus dans le plan de travail. Êtes-vous libre 2 heures par jour que vous pouvez consacrer à quelque chose? Vous pouvez le dire au patron. Il vous chargera du travail, vous pourrez vous auto-éduquer ou vous pouvez faire des efforts pour développer votre propre projet.

Pourquoi est-il important de planifier une journée de travail

Tous ceux qui ont déjà rencontré des indépendants, des entreprises ou un «travail bénévole» (comme un taxi) comprennent l’importance d’arranger les choses pendant la journée. Mais, par exemple, la plupart des employés de bureau ne considèrent pas nécessaire de planifier leur journée de travail.

En fait, la raison principale pour planifier votre journée de travail est d’augmenter votre efficacité. Si vous écoutez votre propre corps, vous pouvez comprendre que certaines choses vous sont mieux données à un moment donné, et d'autres, à un autre moment. Par exemple, il est plus pratique de téléphoner à d’autres entreprises après le déjeuner, car vous vous êtes déjà réveillé mais n’avez pas encore été fatigué, et le travail monotone est plus rapide le soir. Il est donc préférable de reporter l’information dans la base de données jusqu’à 5-6 heures.

La planification des journées de travail prend en compte non seulement les éléments de base de la résolution de problèmes, mais également les préférences personnelles de chaque personne. La gestion du temps n'a pas été faite pour imposer à tous le même modèle de travail performant. Vous devez adapter vos tâches aux caractéristiques de votre corps.

Organiser et planifier votre journée de travail vous permet de faire plus en moins de temps, tout en laissant du temps pour ce que vous aimez.

Qui devrait planifier leur journée de travail

Tout le monde devrait pouvoir planifier sa journée de travail. Vous gagnerez ainsi du temps et travaillerez plus efficacement. Mais il existe 3 catégories de personnes qui sont simplement tenues de s’engager dans la planification personnelle.

Pigistes. L'employé le plus indiscipliné est un pigiste. Il n'a pas d'horaire clair, mais seule la date limite rappelle qu'il est temps de s'asseoir pour faire quelque chose. C’est pourquoi il est très important que les pigistes travaillant avec plusieurs clients planifient leur journée de travail. Il s'avère souvent que les nouvelles commandes apparaissent avec une différence d'un à deux jours, et si vous tirez à bout, vous n'aurez peut-être pas le temps de travailler sur deux projets.

Hommes d'affaires. Tout ici est presque identique à celui de pigiste. Surtout s'il s'agit d'une entreprise en ligne. D'une part, vous pouvez vous détendre à la maison lorsque vos employés travaillent, mais d'autre part, cette approche sera inévitablement un échec. En Occident, parmi les hommes d’affaires, le culte du workaholism se développe. Ils croient que si vous ne travaillez pas 60 heures par semaine, vous êtes paresseux et vous n’avez rien à faire en affaires.

Les cadres. Un chef ne sera pas toujours un homme d'affaires. Le propriétaire de la société ne peut pas prendre une part active aux affaires de sa société, mais son directeur assume la responsabilité du fonctionnement de l'ensemble du mécanisme. C'est pourquoi les dirigeants des moyennes et grandes entreprises doivent utiliser leur temps efficacement, car l'avenir de l'entreprise dépend à long terme de leurs décisions. Planifier la journée de travail d’un chef est le moyen de répartir le plus efficacement possible votre temps entre des tâches importantes sur le plan stratégique.

Méthodes de planification de travail

Il peut y avoir plusieurs méthodes pour bien planifier une journée de travail. Mais l’un des plus efficaces est Matrice d'Eisenhower. Son essence est la suivante.

Il y a 4 carrés:

  1. Square A - Questions urgentes et importantes.
  2. Place B - questions non urgentes et importantes.
  3. Square C - questions urgentes et sans importance.
  4. Square D - questions non urgentes et sans importance.

Square A presque toujours devrait rester vide. Avec une planification appropriée, toutes les questions importantes doivent être classées dans la case B et être exécutées à l’approche de A.

Carré b - Ce sont des choses importantes pour vous aider à atteindre votre objectif. Cela inclut toutes les tâches devant être effectuées dans un délai d'un jour ouvrable.

Carré c signifie des questions urgentes et sans importance qui doivent être transférées à d'autres personnes pour exécution. Un exemple frappant de problèmes urgents, mais sans importance, est d'appeler un client potentiel. Un employé peut le faire, vous feriez mieux de vous concentrer sur autre chose.

Square D signifie qu'il y a des choses non urgentes et sans importance qui ne vous rapprochent pas du but, ne donnent pas des émotions positives et, en principe, ne sont pas nécessaires. Ce carré vaut la peine d’écrire toutes les idées inutiles.

Une telle séparation des affaires par leur importance et leur urgence vous permet de comprendre ce à quoi vous devez faire attention pendant la journée de travail et ce que vous pouvez oublier en toute sécurité. La matrice aide non seulement dans les processus de travail, mais aussi dans la vie quotidienne. Si vous voulez apprendre l'anglais, cela vous intéresse et vous aidera dans votre carrière - c'est le carré B. Mais si vous voulez apprendre l'espagnol juste pour le savoir - c'est D, et vous pouvez l'oublier en toute sécurité.

Règles de planification des horaires de travail

Il existe plusieurs règles pour gérer efficacement votre journée de travail. Pour plus de commodité, nous divisons la journée en 3 parties:

  • Le début de la journée de travail.
  • Le flux de travail principal.
  • Achèvement

Le matin est l'étape la plus importante. Votre humeur, votre attitude psychologique et vos performances dépendront de votre sommeil, de votre lever et de ce que vous avez fait.

Les principes d’une matinée «correcte» sont les suivants:

  • Attitude positive. Si vous vous réveillez chaque jour en pensant que vous détestez votre travail, la productivité diminuera. Essayez de commencer la matinée avec des pensées agréables.
  • Essayez de ne pas "balancer". Avez-vous remarqué qu’après vous être levé le matin, vous avez encore besoin de 30 à 40 minutes pour enfin vous ressaisir? C'est un moment qui ne vaut pas la peine d'être perdu. Immédiatement après le réveil, prenez une douche, préparez un café et au lieu d'une demi-heure «nulle part», vous pourrez prendre votre petit-déjeuner en toute tranquillité.
  • Petit déjeuner sans hâte et la façon de travailler. Commencer une journée sans hâte est très important. Lorsque vous êtes pressé, le corps dépense une force supplémentaire et des nerfs qui pourraient lui permettre de gagner un travail plus productif. Si vous ne pouvez vous permettre un copieux petit-déjeuner et une excursion tranquille, couchez-vous plus tard et levez-vous plus tôt.
  • Tâches clés La plupart des hommes d’affaires prospères ont tendance à affirmer que les tâches les plus importantes doivent être abordées le matin. Comme dit le proverbe: "Si vous voulez être à l'heure, mangez une grenouille pour le petit-déjeuner." Le rôle de la grenouille est une question pour laquelle vous ne voulez pas du tout vous engager. Faites-le le matin et l'attitude positive que la «grenouille est mangée» restera pour toute la journée.

Le flux de travail principal comprend les tâches suivantes:

  • Résoudre des tâches urgentes. Il est important de comprendre que si une affaire urgente vous est tombée pendant la journée de travail, vous n’avez pas besoin de vous concentrer exclusivement sur elle. D'abord, vous devez comprendre si c'est important ou non. Si important, alors vous devez procéder immédiatement. Sinon, transférez la responsabilité de sa mise en œuvre à une autre personne.
  • Suivez les délais. Chaque jour, vous devez vous fixer des dates approximatives pour lesquelles vous devez faire face à tout le volume des tâches. C’est important que ce ne soit pas «Faites tout jusqu’à 18h», mais «À 14h00 - commencez à élaborer un plan, à 15h00 - analysez les indicateurs, à 16h00 - créez un rapport».
  • Ordre de travail. C'est un point implicite mais très important. S'il y a un gâchis sur votre table, vos yeux seront constamment perdus parmi elle. Et s’il ya des documents superflus sur le lieu de travail, vous pouvez commencer à les étudier et perdre tout simplement 20 à 30 minutes.
  • Ne suivez pas les impulsions. C'est le plus important. Certains éléments déclencheurs vous font passer du travail à autre chose d’importance moindre. Appeler un ami lorsque vous analysez un plan de vente? C’est mieux de ne pas le faire, vous perdrez alors votre concentration et vous pourrez facilement perdre votre humeur de travail.
  • Grouper une routine. C'est très important. Si vous devez faire 60 appels téléphoniques pendant la journée, il est préférable de les diviser en plusieurs petits groupes, 10 à 15 personnes à la fois. Après avoir appelé, vous pouvez effectuer une autre tâche. En passant constamment d'une activité de routine à une activité vigoureuse, vous pouvez faire beaucoup plus.

La fin de la journée de travail repose sur les principes suivants:

  • Terminez le nécessaire. Il y a un groupe de cas qui sont inclus dans le carré «important, mais pas urgent». Il est préférable de les terminer pendant la journée de travail et de garder le carré «important et urgent» toujours vide.
  • Vérifiez les résultats avec le plan. Tout ce que vous avez fait en une journée, vous devez comparer avec votre plan. Si vous venez de commencer à planifier votre journée de travail, de petites déviations par rapport au plan seront alors dans l’ordre. Essayez de garder le moins possible.
  • Faites un plan le lendemain. Cela se fait mieux à la fin du jour ouvrable précédent. Donc, vous gardez l’esprit de travail et, mais il est important d’élaborer un véritable programme de travail.

Si vous êtes un dirigeant, vous devez travailler en étroite collaboration avec votre secrétaire pendant la journée de travail.

Rappelez-vous que ce sont des conseils généraux. Ils ne prennent pas en compte vos caractéristiques individuelles. S'il est plus pratique pour vous de faire un travail urgent pendant la journée et non le matin, c'est votre droit. Si vous préférez faire les choses grandes et difficiles en dernier et que cela n’affecte pas votre humeur du jour au lendemain, faites-en la dernière.

La planification de la journée de travail doit être individuelle.

Principales erreurs dans la planification d'une journée de travail

Bien que la gestion du temps soit une pratique fermement ancrée dans nos vies, la plupart des gens commettent des erreurs typiques lorsqu’ils planifient leur journée de travail. En voici quelques uns.

Erreur 1. Priorisation incorrecte.

La matrice Eisenhower nous dit que nous devons faire des choses importantes. Mais beaucoup de gens peuvent facilement confondre ce qui compte pour eux. Square A, qui devrait rester vide, et responsable des affaires urgentes et importantes, ils sont souvent confondus avec C, où se sont accumulés des problèmes sans importance qui nécessitent une intervention immédiate.

Il est important de se rappeler que vous devriez dépenser votre énergie exclusivement sur ce qui est important pour vous à un moment donné. Travailler pour l'avenir devrait être lorsque les choses peuvent être reportées et correctement planifiées.

Erreur 2. Trop de temps est consacré aux bagatelles.

Afin d’expliquer pourquoi, tout d’abord, vous devez créer une «base», puis nous utiliserons la loi de Pareto. Il dit que 20% de l'effort donne 80% du résultat. C'est-à-dire que lorsque vous travaillez sur quelque chose d'important, vous dépensez 20% de vos efforts et obtenez 80% du résultat. Lorsque vous travaillez sur de petites choses, vous obtenez un résultat 4 fois inférieur et vous dépensez 4 fois plus d'énergie.

Prenons un petit exemple. Vous devez lancer une campagne de publicité. Si vous créez 10 créations, sélectionnez des mots-clés et des expressions pour elles et les exécutez sur des sites préparés, cela représente 20% du travail, ce qui donnera 80% du résultat. Mais si vous prenez le temps de modifier les polices et les images, de sélectionner et d’affiner les phrases, de rechercher des plates-formes supplémentaires pour la publicité, puis de consacrer plus d’efforts. Tout cela devra être fait, mais après le début de la campagne publicitaire, lorsque vous atteindrez le premier résultat.

Erreur 3. Manque de temps pour les affaires personnelles.

Chaque personne devrait avoir une vie personnelle et la liberté de choisir son métier. Si vous avez beaucoup à faire et que vous n'en trouvez pas une - deux heures pour votre passe-temps, il s'agit d'une mauvaise planification de votre propre journée. La planification de votre temps de travail est importante non seulement parce qu'elle vous permet de faire plus. Cela vous donne la possibilité de faire les choses sans vous presser.

Comment apprendre à planifier sa journée?

Très simple: commencer à planifier!

Trouver la meilleure option pour former votre propre journée est rarement possible pour quiconque immédiatement. Pourquoi

  1. Chaque type de personnalité et de traits de caractère nécessite une approche particulière. Le système de blocs fonctionne mieux avec les éléments visuels et numériques - ils aiment la précision temporelle et les audials choisissent souvent des minuteries.
  2. Toute habitude prend du temps à introduire. Par conséquent, il y a des pots-de-vin dans la planification, le rejet des listes quotidiennes, les nouveaux retours et la recherche de solutions.
  3. Les avantages des régimes ne sont pas immédiatement ressentis. Vient d’abord la compréhension de la façon de planifier votre journée et alors seulement l’effet du travail accompli est réalisé.
  4. Les options symbiotiques conviennent à quelqu'un lorsque, sur la base de nombreux programmes, un «personnel» unique est créé, qui correspond le plus souvent aux besoins et aux objectifs d'une personne.

Pour les inciter et comme une expérience systématique, je propose de voir comment les gens réussissent planifient leur journée - sur l’exemple de A. Parabellum. Je ne suis pas sûr que ce soit son option permanente, mais il a parlé d’un tel stratagème lors d’une réunion du format «café d’affaires».

Planification à partir de Parabellum: Organigramme et Origami

Pour ma part, j’ai appelé les origines du plan du principal entraîneur de notre pays «origami». At-il un nom officiel - ils ne peuvent pas dire. Par conséquent, qu’il reste «origami»: clairement, clairement et reflète l’essence même de la méthode.

Parabellum parle le plus souvent de deux techniques de planification:

  • des blocs - focaux, tampons, communicatifs et de relaxation,
  • Origami est un programme quotidien compact pour les hommes d'affaires.

Schéma de principe pour la planification

Selon cette méthode, il n’existe pas de contrôle minutieux des affaires, mais une liste de cas figure dans le «corps» de chaque période.

Au total, il est recommandé d'utiliser 4 blocs combinant des éléments identiques et similaires!

Tampon - routine de travail ou à la maison. Les tâches qui apparaissent sur les listes de tâches à tout moment et, en fait, forment toute la journée. Il est impossible d'autoriser les «victoires» des blocs tampons sur le reste, il est donc important de les limiter: temps et volume des affaires.

Un bloc pas plus de 3-4 heures, taux d'occupation de chacun - jusqu'à 60% du volume temporaire.

  • Avoir des échéances claires pour l'exécution.
  • Les tâches les plus importantes par n'importe quel critère.
  • Des choses émotionnellement difficiles.
  • Petites questions.

Фокусные блоки – развитие и стратегия. Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. Sans distractions ni influences extérieures.

Idéalement, passez ce temps seul avec vous-même - messagers éteints, sans téléphone et même sans Internet. Dans un environnement de brainstorming isolé, les meilleures idées naissent.

Bloc communicatif - tous types de communication. Ce sont des appels, des lettres, des réunions, des réunions - toutes les petites tâches qui nous distraient si vous ne les combinez pas en une seule unité.

Pour les communications, il est préférable de prendre son temps le matin et le soir - c’est le plus productif. Combien allouer? C'est difficile à dire, car cela dépend de l'intensité et de la qualité de la communication - de une demi-heure à une demi-heure.

Conseils pour les pigistes qui ont besoin de messageries instantanées. Je vous conseille de placer l'unité de communication par intervalles d'une demi-heure, environ 3-4 par jour. C'est suffisant pour résoudre même les problèmes urgents.

Repos ou ralentissement - bloc 4. Maintenant, il est devenu à la mode d'utiliser le mot "ralentissement". Cela implique que nous "précipitons", "pensons-pensons", "décidons-décidons", puis une fois en dehors de la course.

La planification du temps de repos est importante et nécessaire, il est donc impossible d'exclure ces blocs du plan hebdomadaire.

Comment planifier votre journée - un exemple de schéma fonctionnel d'une journée de travail de bureau standard:

Plan origami de A. Parabellum

Peut-être que quelqu'un d'autre utilise un tel système. Mais je l'ai rencontrée une fois et seulement à l'entraînement d'Andrei Parabellum. Pour moi, c’est un véritable bidouillage de la série «Conseils de personnes qui ont réussi: comment planifier votre journée».

  1. Une feuille de papier A4 du papier de bureau le plus ordinaire est prise. Nous le doublons de moitié. Nous avons des blocs naturels dans un quart - le format A6.
  2. Nous donnons à chaque bloc sa propre liste de tâches. Le choix est légèrement différent de celui du schéma précédent, car il y a plus de sections pour les listes de tâches.

Il est pratique d’utiliser les listes «appel», «écriture», «achat», «lecture», «repos», ainsi que le format standard du diagramme. Il s'avère un diagramme avec décryptage et des choses supplémentaires pour le temps libéré de manière inattendue

  1. Nous effectuons les opérations conformément au diagramme et aux éléments supplémentaires de la liste.

Exemple: le bloc tampon s'est-il terminé une demi-heure plus tôt que prévu? Nous examinons des listes de cas supplémentaires. Nous choisissons la tâche optimale pour le moment actuel. Idéalement significatif selon la matrice d'Eisenhower. Nous le faisons Au bon moment, passez au bloc suivant conformément au plan.

Voici deux options jusqu'à présent. Ils vous aideront à comprendre comment commencer à planifier votre journée. Par où commencer Mais il existe de nombreuses options pour établir votre propre routine quotidienne. Je vais les trier tous progressivement.

Imaginez une situation de la vie

Vous vous levez le matin et allez au travail, comme vous vous en souvenez:

Quand es-tu venu travailler?

La tête est déjà pleine, mais le temps ne s’arrête pas, un client, une personne proche, un collègue peut vous appeler, une situation imprévue peut se produire, etc. Qu'est-ce qui se passe dans ce cas? Nous oublions quelque chose. Si nous oublions d'acheter de la nourriture au magasin, il est évident que rien ne se passera bien, mais vous pouvez oublier la chose la plus importante: ne venez pas à une réunion importante, prenez des médicaments, etc.

De plus, plus nous avons de choses dans notre tête, plus nos capacités analytiques se détériorent, car l’énergie est dépensée pour se souvenir des informations.

Avantages du portable

Notebook - supprime tous les problèmes décrits ci-dessus et présente les avantages suivants par rapport au travail en mémoire:

1) Ecrire est toujours plus rapide que de se souvenir. Par exemple, graver un téléphone portable est 10 à 100 fois plus rapide que de s'en souvenir. Aussi avec les entreprises.

2) Économie d'énergie. Afin de ne pas oublier l'important, nous rappelons souvent que de l'énergie y est gaspillée. Notebook supprime ce problème.

3) La fiabilité. Ce qui est écrit avec un stylo ne peut pas être coupé avec une hache. Toute entreprise peut être oubliée, dans un contexte de fatigue, d’émotions ou d’autres choses. Mais si vous écrivez les tâches, oublier est beaucoup plus difficile.

Vous pouvez conserver une liste de tâches sur une feuille régulière, le bloc-notes, mais c'est mieux s'il s'agit d'un cahier, car il comporte un calendrier. La liste des tâches de la journée peut être sur ordinateur ou sur papier. Le plus important, c'est que vous l'ayez, car c'est la base de la planification, tout comme celle de la fondation à la maison. Si la maison n'a pas de fondation, le maximum qui puisse être construit est une petite structure d'un étage sans chauffage en plastique ou en contreplaqué. En outre, vous pouvez effectuer une planification sans liste de tâches du jour ou de bloc-notes, mais les possibilités seront très limitées.

La chose la plus importante dans la liste des tâches ou dans le cahier est la liste des tâches à effectuer pendant la journée. La deuxième partie la plus importante est le calendrier, dans lequel vous pouvez voir les tâches qui doivent être accomplies un jour donné. Par conséquent, un bloc-notes est préférable à une liste régulière, car il existe un calendrier.

2 voies: travaillez quotidiennement avec la liste des tâches

Lorsque vous travaillez avec un agenda ou un cahier, l'important est de respecter un plan préalablement établi. Pour ce faire, consultez régulièrement votre cahier afin de savoir si vous avez réalisé tout ce que vous aviez prévu d’aujourd’hui. Vous pouvez afficher la liste après avoir terminé le cas actuel. Il est très important d'ajouter à votre organisateur des tâches importantes que vous devez faire aujourd'hui.

Méthode 3: écrivez d'abord, puis faites

Si une nouvelle tâche arrive et qu’elle n’est pas urgente, écrivez-la d’abord dans le cahier et continuez uniquement quand elle le permet. Toutes les nouvelles tâches semblent très importantes et nous commençons à tout prendre en charge: vérifier le courrier, passer des appels téléphoniques, etc. Mais dès que vous commencez à noter tous les cas entrants dans votre carnet, vous constaterez qu'il y a plus tâches importantes.

Tous les mouvements du côté droit du corps sont contrôlés par l'hémisphère gauche du cerveau, responsable de la logique. Lorsque nous écrivons une nouvelle tâche avec notre main droite, nous activons l'hémisphère gauche de notre cerveau, responsable de la logique. L'activation de la logique lors de l'enregistrement avec la main droite nous aidera à prendre de meilleures décisions.

En écrivant tout ce qui se trouve dans le cahier avant de commencer à travailler, vous pouvez effectuer les tâches les plus importantes pendant la journée et être en mesure de supporter les tâches secondaires qui vous distraient constamment.

4 voies. D'abord des tâches importantes puis urgentes

Toutes les affaires planifiées doivent être exécutées dans l'ordre de leur importance, puis selon le temps d'exécution. En commençant par le plus important et en passant progressivement au moins significatif. Ecrivez les choses par ordre d'importance dans votre plan pour aujourd'hui, puis triez par urgence et commencez à travailler avec la plus haute priorité.

Par exemple, un ami vous a appelé pour discuter. Un appel téléphonique, une question urgente, car le téléphone sonne actuellement, mais ce n’est peut-être pas important. Si vous avez des tâches plus importantes, par exemple, pour préparer un rapport sur le travail, il est préférable de commencer par toutes les tâches les plus importantes, en particulier le rapport, puis, si vous en avez le temps, rappeler et parler à un ami. Mais pas l'inverse, sinon, en raison d'un appel insignifiant, vous n'aurez peut-être pas le temps de faire une chose plus importante.

L'importance donne la priorité à l'urgence. Les affaires urgentes ne doivent être envisagées que si vous maîtrisez la situation et avez la certitude que vous serez dans le temps de plus en plus important.

5 voies: agenda électronique

Il existe un très grand nombre de cahiers électroniques. Le journal électronique présente des avantages indéniables sur le papier:

A. Gain de temps. Dans un agenda électronique, vous n’avez pas besoin de réécrire les tâches du dernier jour sur l’actuel, mais vous pouvez également les utiliser sur un ordinateur, un téléphone ou une tablette, en synchronisant les données de tous les appareils.

B. Volumes et vitesse: Dans un agenda électronique, vous pouvez très rapidement copier une grande quantité d'informations pour la suite des travaux. Par exemple: Vous voulez faire une tarte à la banane le soir et vous devez écrire les ingrédients nécessaires à l’avance avant de vous rendre au magasin. Si vous avez un agenda électronique, vous pouvez rapidement copier l'intégralité de la recette d'Internet dans l'agenda, en quelques secondes à la lettre. Dans le même temps, pour écrire uniquement les ingrédients à la main sur une feuille de papier, vous aurez besoin de plus de temps que la recette complète sous forme électronique. Et dans le magasin, il vous suffira d'inclure un journal au téléphone pour comprendre rapidement quoi acheter.

B. Commodité. Il est peu pratique d’utiliser un ordinateur portable ordinaire dans les transports, un magasin, en vacances, dans ces endroits, il est difficile d’écrire et de regarder les notes parce que le journal est grand et qu’il faut deux mains pour l’ouvrir. Mais le carnet électronique au téléphone sera toujours avec vous, où que vous soyez: Transport, magasin, rue. Vous pouvez rapidement enregistrer sur votre ordinateur, puis synchroniser afin que ces notes apparaissent sur votre téléphone en quelques secondes.

Parmi les organisateurs électroniques, je recommande à tous les utilisateurs d’evernote avec une synchronisation gratuite avec un ordinateur ou notre analogue russe plus avancé de leadertask, mais la synchronisation est payante.

6 voies: planifiez le lendemain soir

Préparez un plan d’action le lendemain à l’avance, le meilleur moment étant la fin de la journée de travail avant votre retour à la maison. Cette action simple vous aidera à mieux dormir, car l'insomnie est souvent causée le soir par la mémoire de toutes les choses importantes que nous devons faire demain pour ne pas les oublier le matin. Et ce sont précisément ces pensées qui nous empêchent de nous détendre et de nous endormir calmement, mais si vous écrivez tous vos plans, vous vous assurerez non seulement d'un sommeil calme, mais également du soir.

En outre, lorsque vous établissez un plan à l’avance, votre subconscient travaillera en permanence toute la nuit à la meilleure façon d’exécuter ce qui est planifié. La résolution de problèmes complexes peut elle-même vous venir au petit-déjeuner, sur le chemin du travail ou même en pleine nuit. C'est le matin que le plus souvent de nouvelles idées viennent et que vous utiliserez ce temps au maximum, il vous suffira d'écrire une liste de tâches à faire le lendemain à l'avance.

En passant, si vous avez des questions auxquelles vous souhaitez obtenir une réponse, demandez-les à vous-même avant de vous endormir et de fermer les yeux, de préférence à haute voix et de vous endormir immédiatement. Et le matin, préparez-vous à écrire immédiatement toutes les pensées qui peuvent apparaître au moment où vous vous réveillez ou plus tard.

Méthode 7: planifiez des tâches complexes pour optimiser votre activité

Préparez un plan pour la journée afin que les travaux nécessitant des coûts énergétiques élevés diminuent au plus fort de votre activité, lorsque vous avez beaucoup de force et que vous êtes aussi productif que possible. En règle générale, le pic d'activité débute le matin, car après le sommeil, vous avez beaucoup de force et une nouvelle tête, mais il peut arriver que le pic d'activité puisse se produire le jour et même le soir.

Les métiers les plus énergivores sont ceux pour lesquels il n'y a pas de talent. En règle générale, ce sont ceux classes que vous ne voulez pas faire le plus. Dans la gestion du temps, ces choses sont appelées grenouilles, car il est désagréable de commencer ces tâches. Il y a une règle dans la gestion du temps - commencez la journée avec une grenouille, c’est-à-dire d’une entreprise désagréable. Cette règle vous permettra de travailler plus efficacement, car généralement le matin, le plus grand nombre de forces est nécessaire, et ces forces sont extrêmement importantes pour effectuer le travail le plus désagréable.

Permettez-moi de vous donner un exemple de ma vie. J’ai une mentalité technique. Par conséquent, les sciences exactes telles que: La physique et les mathématiques me sont faciles, mais avec les sujets humanitaires, c’est plus difficile. Par conséquent, lorsque j’étais à l’école, je me préparais souvent à un contrôle en anglais le matin. Je me suis levé 1 à 2 heures avant l'école et j'ai appris l'anglais. C’était le matin que j’avais le plus d’énergie. À ce moment-là, c’était plus facile pour moi d’accomplir la tâche difficile pour laquelle j’avais le moins de talent. Les résultats de la préparation ont dépassé toutes mes espérances, j'ai été excellent ou bon dans un sujet qui ne me plaisait pas.

Planifiez les tâches les plus désagréables au plus fort des activités, par exemple le matin, et vous verrez comment vous allez en faire plus et votre efficacité personnelle augmentera.

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