Conseils utiles

Comment organiser une conférence en ligne

Pin
Send
Share
Send
Send


En règle générale, une entreprise prend en charge l'organisation d'un événement d'entreprise lorsque, premièrement, se pose un problème urgent qui inquiète son groupe cible et, deuxièmement, ce public cible est concentré et réalisable (c'est-à-dire qu'il dispose de la base de données nécessaire).

Au sens le plus large, une conférence est un mélange de quatre composantes:

  • des informations sur l'état du secteur (analyses, prévisions pour l'avenir, initiatives législatives),
  • Possibilités de contacts avec des collègues, des experts, des représentants gouvernementaux, des clients potentiels, des fournisseurs et des partenaires,
  • expérience pratique des entreprises
  • Matériel de conférence (recueil de rapports, rapports analytiques, publications thématiques, liste des participants).

Le processus de préparation d’un événement majeur de l’industrie prend de quatre mois à un an. Structurellement, il peut distinguer plusieurs étapes clés, à chacune desquelles les organisateurs peuvent attendre les pièges:

  1. Déterminer les sujets du futur projet et son public cible.
  2. Développement détaillé du programme, invitation aux conférenciers.
  3. Promotion de la conférence par divers canaux - médias, ventes.
  4. Organisation (choix du site, restauration, équipement).
  5. Après la conférence - informations aux délégués, publications sur l’événement.

Le rôle le plus important est de déterminer le sujet de l'événement à venir. Si vous faites une erreur à ce stade, toute la brillante organisation et les directeurs des ventes talentueux ne feront pas de la conférence un événement important qui réunira des acteurs clés du secteur.

Lorsque vous choisissez un thème, testez-le de plusieurs manières. Cochez la case si votre réponse est «oui»:

  • Avez-vous une base de contacts pour votre public cible?
  • Des événements similaires ont-ils été couronnés de succès dans votre entreprise, dans une entreprise concurrente ou à l'étranger?
  • Avez-vous reçu une évaluation positive de plusieurs experts externes du secteur?
  • Avez-vous reçu une évaluation positive des participants potentiels à la conférence?
  • Pendant cette période, il n'y a pas de concurrence sérieuse entre les événements de sujets similaires?
  • Au cours de l'enquête, avez-vous trouvé des personnes qui veulent parler et qui sont qualifiées au niveau de la conférence?

Plus les réponses sont positives, plus les chances de réussir un projet sont nombreuses.

Le thème de la conférence devrait être multiforme, toucher les intérêts de tous les participants du marché et l’événement devrait avoir lieu au «bon» moment. La période la plus réussie pour l'événement est le moment de modifier la législation et la politique publique dans un secteur particulier de l'économie. Ainsi, les changements radicaux apportés cette année à la 4ème partie du Code civil de la Fédération de Russie ont contribué au succès des conférences «Protection du droit d'auteur et des droits connexes: questions d'actualité» et «Protection des marques» du cycle «Propriété intellectuelle».

Au stade initial, écrivez sans hésitation toutes les idées les plus folles et les plus inattendues. Regroupez-les autour d'une idée centrale: qui sait, l'un d'entre eux deviendra peut-être le point culminant de votre projet et le distinguera-t-il de dizaines d'autres événements professionnels?

Le contenu et les conférenciers vedettes sont la clé du succès

De toute évidence, la renommée de la société qu’ils représentent, la position et l’expérience qu’ils peuvent partager jouent un rôle important dans l’invitation de conférenciers. En ce qui concerne le contenu du rapport, l’idéal, du point de vue de sa perception, est une telle structure: couverture de la situation générale dans l’industrie - 25%, cas - 50%, discussion des sujets traités - 25%.

Si vous avez déjà participé à des conférences, vous savez quelle est la plainte la plus courante parmi les délégués: «le contenu du rapport était une publicité franche, il y a peu de données et de chiffres concrets!» Même en impliquant un haut dirigeant d'une grande entreprise internationale dans un discours, il est à craindre que l'ensemble du rapport ne contienne une histoire sur la qualité et la taille de l'entreprise. La tâche du chef de projet est de faire comprendre au conférencier qu'il ne parle pas de lui-même, mais de ce qui intéresse le public, sinon vous risquez de perdre l'intérêt et la confiance des participants à la conférence.

Un programme de conférence compétent repose sur plusieurs principes de base:

  • de la théorie et de la vision générale aux études de cas,
  • strictement selon le temps prévu,
  • du macro secteur au micro secteur (ou du problème de l'industrie aux problèmes des acteurs du marché),
  • du scénario au débat et à la discussion.

Comment promouvoir la conférence?

Lorsque le produit est formé, le responsable du marketing doit en informer le groupe cible. Bien entendu, il est idéal d’obtenir l’appui des médias fédéraux. Cependant, il ne faut pas oublier que l’obtention de ce soutien peut être difficile, longue et coûteuse. Il est parfois beaucoup plus facile d'atteindre le public cible en communiquant des informations sur l'événement par le biais de publications professionnelles du secteur, que votre client est susceptible de lire.

D'une part, les outils de promotion de la conférence sont plutôt rares. Tout se limite aux outils de marketing direct. D'autre part, la perception des outils et la réponse aux différentes méthodes évoluent constamment. Je pense que les pages du magazine Marketing Management ont parlé à plusieurs reprises de la tendance mondiale - la personnalisation des ventes. Cette tendance oblige l'organisateur à investir constamment dans des bases de données, à personnaliser scrupuleusement les informations, à surveiller les réponses de tous les canaux de promotion et à investir dans les nouvelles technologies, afin de promouvoir l'utilisation précise des sources grâce auxquelles l'AC est habituée à recevoir des informations sur les tendances du marché.

Une combinaison compétente de toutes les sources est également importante. La réponse aux ventes et à la promotion dépend non seulement du plan de promotion et des ventes, mais également d’une politique de prix structurée de manière organique. Ainsi, lorsqu’on déclare une réduction de 25% pour une inscription anticipée, nous devons nous assurer que le délégué recevra cette information deux semaines avant la fin de la période indiquée de toutes les sources. Cela vous permettra d'obtenir jusqu'à 40% des revenus 10 semaines avant l'événement.

La vente directe est l’un des moyens les plus efficaces d’attirer les délégués aux conférences d’affaires. Il est difficile de surestimer le rôle d’un responsable commercial des ventes par téléphone lors de la promotion de conférences. Chez Infor-Media, nous investissons beaucoup dans la formation, la motivation et la fidélisation des employés, car la croissance de l'expérience affecte les volumes de vente. Par conséquent, la structure de notre département est construite de sorte que les gestionnaires se spécialisent dans certains segments du marché: immobilier, télécommunications, logistique, finance, marketing, fiscalité et droit, pétrole et gaz.

Tout cela fournit un bon service et, pour toute entreprise organisatrice, le service est l’un des avantages concurrentiels les plus importants.

Créativité dans l'organisation du projet

Les dirigeants et les spécialistes des entreprises en ont assez des séries d'événements du même type. Vous pouvez donc et devez diversifier le format de votre événement en incluant des sessions parallèles, des tables rondes, des prix professionnels et des excursions dans le programme. Par exemple, une décision intéressante de la conférence «Le travail d'une société de gestion sur un objet immobilier commercial» était une visite au centre commercial et d'affaires de Moscou «Novinsky Boulevard, 31». Et lors de la conférence internationale GSM Russie, une discussion informelle a été organisée par les représentants des trois plus grands opérateurs de communication mobile russes: MTS, MegaFon et VimpelCom. Ils se sont assis sur la scène dans des fauteuils à la table basse avec un bouquet de fleurs, ce qui a créé une atmosphère complètement atypique pour de tels événements et a facilité le dialogue entre les participants.

Il est très important d’organiser la communication entre les délégués et les conférenciers. Le programme de la conférence devrait prévoir suffisamment de temps pour les discussions et les communications formelles et informelles. Il est intéressant de noter que les préférences du public de la conférence varient en fonction du secteur: par exemple, les financiers et les avocats sont principalement intéressés par le contenu de l'événement, le contenu pertinent et les cas pratiques, tandis que pour les spécialistes du marché des télécommunications, la partie informelle de la conférence, la communication en direct avec les collègues de l'atelier sont très importantes. pauses café, réceptions et discussions.

La volonté de suivre l’actualité rend nécessaire l’inclusion de nouvelles options dans le package des délégués: par exemple, le système Expoconnection a récemment été mis en service, permettant aux délégués de planifier et d’organiser des réunions avec une personne intéressante avant la conférence. Après tout, nous voyons souvent comment les participants à la conférence concluent un accord entre eux. Dans ce cas, des salles de réunion spéciales peuvent être proposées aux délégués.

L'extension des opportunités offertes aux délégués lors de la conférence est une question de professionnalisme et d'inventivité des organisateurs. Il peut s’agir d’une sélection et d’une vente d’ouvrages sur les thèmes de l’événement, de rapports analytiques et de textes de lois dans le dossier du délégué, de CD, de questions par SMS aux intervenants et de nombreuses autres options correspondant au format et au statut de l’événement.

Malgré le fait qu'une entreprise de conférence professionnelle soit née dans notre pays il y a à peine dix ans, j'évalue son avenir de manière très positive. À l’heure actuelle, le marché des événements et conférences professionnels en Russie n’a été maîtrisé qu’à hauteur de 15 à 20%, tandis que l’augmentation du nombre d’événements s'accompagnera sans aucun doute d’une augmentation de leur qualité et de leur efficacité.

Étape 1. Développer une stratégie

Commencez par la planification générale. Vous devez écrire un concept clair de l'événement, de préférence dans un document séparé.

Pour qui la réunion est tenue. Quel est votre public cible principal? Vous devriez littéralement dessiner plusieurs portraits de participants typiques à la conférence. Répondez aux questions:

  • Métiers des étudiants. Que font-ils? Quelles positions occupent-ils? Sera-ce intéressant pour les artistes interprètes, les gestionnaires, les hommes d'affaires? Par exemple, dans une stratégie sur la manière de créer une conférence sur la création d'atterrissages, il y aura des spécialistes en marketing, des directeurs marketing et des propriétaires de petites entreprises en Asie centrale.
  • Pensez à ce qui concerne le plus les représentants d’Asie centrale. Quel genre de "douleur" ont-ils? Poursuivant dans cet exemple, la recherche de bons entrepreneurs intéressera les hommes d’affaires, le suivi des indicateurs de performance des gestionnaires et les outils d’automatisation des artistes interprètes.
  • Où les représentants de l'Asie centrale communiquent sur le sujet de la conférence. Recherchez des forums, des groupes de profils sur les réseaux sociaux, des chats dans Telegram. Essayez d'atteindre autant de canaux que possible.

Lorsque vous avez les réponses à ces questions, vous pouvez clairement articuler l'idée de l'événement et faire la promotion.

En savoir plus sur la manière de définir des thèmes pour les écoles, les ateliers et les conférences en ligne dans une interview avec Alexei Streltsov, directeur du développement d'ACCEL.

Étape 2. Trouver des conférenciers

Préparez une liste approximative des personnes intéressées par votre public cible. Essayez de trouver non seulement des personnages célèbres qui pratiquent déjà des performances en ligne, mais également des leaders d'opinion dans un créneau. Il peut s'agir d'administrateurs de forums actifs, de représentants de sociétés publiés dans des médias spécialisés, de propriétaires d'un grand public et de groupes sur VKontakte et Facebook.

Composez une lettre qui n'invite pas simplement les gens à parler. Proposez un sujet à leur rapport, expliquez les problèmes que le public veut résoudre avec leur présentation.

Donnez un avantage à l’orateur - expliquez combien de personnes vous envisagez d’attirer à la conférence, quelle couverture est prévue. Si votre format permet aux orateurs de vendre leurs produits, dites-le dans une lettre.

Ceci est la liste des conférenciers pour anti-conférence à Bali de ACCEL

Étape 3. Préparez le programme

La position principale dans le programme de la conférence devrait être un expert de votre école en ligne. Si vous planifiez une réunion pendant plusieurs jours, essayez de faire ses rapports quotidiennement.

Placez des haut-parleurs au milieu ou à la fin d'une réunion. Indiquez que les délais peuvent être décalés afin que les téléspectateurs assistent mieux à tous les reportages.

Découvrez un bref aperçu de notre anti-conférence de Bali 2019.

N'oubliez pas de mentionner qu'il y aura un retour d'expert de la réunion. Pour ceux qui participeront à l'ensemble de la conférence, préparez un bonus - il peut s'agir d'un livre électronique, d'une consultation et de tout autre matériel utile.

Si vous envisagez de vendre des enregistrements de la conférence, indiquez-le à la fin du programme afin que ceux qui n'ont pas le temps d'assister à la réunion puissent planifier l'achat.

Votre programme doit être spécifique et compréhensible pour tout débutant

Étape 4. Trouver des partenaires

Pour organiser une conférence en ligne réussie, un bon programme et un bon positionnement ne suffisent pas. Vous recherchez des partenaires de votre niche.

Faites-les avec un système similaire aux haut-parleurs - dressez une liste complète de la société et des marques avec lesquelles vous pouvez offrir une coopération. Faites une proposition dans laquelle vous indiquez la portée de l’événement, les canaux de publicité prévus, une liste des orateurs qui ont déjà accepté de participer et de ceux que vous avez invités.

Proposez les spécificités de l'entreprise, envoyez des lettres personnalisées. Mauvais - une lettre dans le format "Laissez-nous vous donner quelque chose pour la conférence." Bien - «Ivan Ivanovich, lors d’une telle conférence, nous aurons de nombreux clients potentiels de votre entreprise. Nous vous invitons à présenter notre produit à notre public. Commençons par le troc - vous avez trois accès illimités à votre service pour le tirage au sort, à partir de nous l’organisation du concours plus une grande bannière sur la page principale de la conférence »

Étape 5. Préparer la plate-forme technique

Vous devez décider à l'avance sur quelle plateforme se tiendra la conférence. Contrairement à un webinaire classique, vous devrez passer du canal principal aux haut-parleurs. Recherchez donc une plate-forme dotée de ces fonctionnalités.

Si au moins 30 à 100 personnes prévoient d'assister à la conférence, utilisez des services payants - plus de fiabilité sera assurée, il n'y a aucun risque que le compte cesse de répondre au bon moment.

Nous travaillons chez GetCourse - en plus des émissions en direct et des webinaires d'enregistrement, le système d'analyse y est intégré. Il existe un accès de démonstration - explorez les capacités de cette plate-forme ou trouvez un analogue approprié.

Voici comment se présente l'interface de passage d'un mot à un autre interlocuteur dans GetCourse - tout est simple et intuitif

Étape 6. Créer du matériel promotionnel

Promouvoir une conférence en ligne sur tous les canaux où vous pouvez atteindre votre public cible:

  • Faire une annonce de blog,
  • Préparez une newsletter pour vos abonnés - 3 à 4 lettres avec une annonce, une histoire sur le programme, des informations détaillées sur les conférenciers et les partenaires suffisent. Si une telle opportunité se présente, partagez du matériel utile à l'avance - pour que le public cible reçoive une confirmation de l'utilité de la conférence.
  • Créez une vidéo d'invitation, postez-la sur Youtube,
  • Organisez des réunions-événements sur les réseaux sociaux, écrivez plusieurs articles avec des annonces et des invitations,
  • Rassemblez une page de destination. Un constructeur libre, par exemple, Tilda, convient également.

Si vous décidez de travailler avec la plate-forme pour organiser des conférences, y télécharger du matériel publicitaire: l'analyse se connectera automatiquement, il sera plus facile de calculer le prix de l'abonné et de l'auditeur de la conférence.

La tendance à la conférence en ligne prend de l'ampleur - des dizaines de milliers de personnes se rassemblent en même temps

Étape 7. Exécuter la promotion

La conférence est presque prête. Maintenant, vous devez trouver la chose la plus importante: les auditeurs. C’est mieux si vous prenez des frais de participation symboliques mais. Les gens ne prennent pas au sérieux les grands événements organisés gratuitement.

Essayez le schéma de monétisation habituel pour une école en ligne - les matériaux principaux sont vendus, mais il existe un «accès de démonstration». Organisez un webinaire gratuit sur le sujet de la conférence une semaine avant le début de la réunion. Montrez le bénéfice de votre expert, expliquez quelle transformation attend les participants de l’événement.

La principale stratégie de promotion est la publicité contextuelle et ciblée, les listes de diffusion et les annonces des leaders d’opinion. Lisez les instructions détaillées sur la promotion d’un atelier gratuit.

Étape 8. Organisez une conférence

Avant la conférence, rappelez l’événement à tous les participants par courrier. Faites des annonces la veille de la réunion sur tous les réseaux sociaux. Demandez aux intervenants et aux partenaires de dupliquer votre enregistrement sur tous les sites.

Pendant la conférence, diffusez en direct sur les réseaux sociaux - racontez des thèses intéressantes, écrivez des citations de participants, postez des documents utiles. Les gens doivent comprendre qu'il leur manque quelque chose d'important et d'intéressant.

Bonus: Que faire après la conférence?

Lorsque la réunion est terminée, votre travail continue. Rassemblez toutes les entrées du webinaire, utilisez-en certaines comme matériel promotionnel pour votre école en ligne.

Enregistrez dans tous les canaux avec une offre d'achat de webinaires. N'oubliez pas d'écrire un eye-liner pour chaque discours - une courte histoire sur les propos de l'orateur.

Recueillir des commentaires. Créez un questionnaire dans Google Forms, demandez aux participants d'évaluer l'organisation générale de la conférence et chaque intervenant séparément. En retour, promettez un petit rabais sur votre prochain rendez-vous.

Si vous souhaitez devenir un producteur d’événement, acquérir des connaissances systématiques sur la promotion et le soutien d’une large communauté de professionnels, accédez au webinaire gratuit d’ACCEL. Nous aimons aider à gérer des écoles en ligne rentables - l'avenir repose sur une telle éducation.

1: Assurez-vous que votre événement est nécessaire

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?

Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Ce problème est-il proche des gens? Ma conférence promet-elle de l'aider et les clients voudront-ils y participer?

- Jonathan Kahn (#dareconf)

L'organisation de conférences coûte plus cher que vous ne l'imaginez. Afin de ne pas faire faillite, assurez-vous d'abord qu'il y a une demande. Vous pouvez commencer par des activités de renseignement à faible coût - organisez des discussions sur les réseaux sociaux. Vous pouvez en apprendre un peu plus sur la demande et avoir l’occasion de discuter avec les gens de votre point de vue de la conférence. Ou, comme le conseille Jeff Crum:

Les meilleures conférences que j'ai vues se concentrent sur la création initiale et le soutien de la communauté, après quoi des événements sont déjà organisés pour leurs réunions personnelles. Cela conduit à des conférences plus énergiques quand les gens veulent y participer, et pas seulement à être là.

- Jeff Crum (Conférence Delight)

Pour la conférence Enterprise UX 2015, nous travaillons déjà avec le public de différentes manières, notamment en organisant des discussions et des consultations mensuelles. Au début, nous avons discuté de l’idée de tenir une conférence avec plusieurs de nos interlocuteurs sur plusieurs réseaux sociaux. Leur réaction a été la suivante: «Enfin, finalement, c’est quelqu'un qui le fait!».

2: Décidez du type d'événement

Jared Spool identifie cinq types d'événements. Le type affecte grandement le développement du programme, le choix du lieu et le coût des billets, sans parler d'autres choses.

Connexe: des événements comme IA Summit, UXPA et Interactions, au cours desquels des personnes travaillant sur le même projet se rencontrent. Le plus souvent, c’est le seul moyen de rencontrer des gens qui font une chose commune avec vous. Ils partagent généralement leur expérience et leur technologie.

Réseau: organisé par des capital-risqueurs. Le programme a une importance secondaire après une activité sociale, lorsque les gens se rencontrent et se familiarisent. Les longues pauses et les réunions sont plus importantes que les conférences.

Shopping: une foire itinérante pour la vente et le commerce. L'espace d'exposition est plus important que les conférences, qui ne sont généralement que des publicités payées par des sponsors. Exemples - Macworld et CES

Éducatif: les visiteurs veulent apprendre de nouvelles technologies et acquérir des compétences. Il est important de savoir qui fait des présentations et sur quel sujet. Les activités sociales sont minimisées.

Académique: conçu pour recevoir des liens dans des publications. Exemples: CHI, UIST et SIGGRAPH. Les travaux sont examinés par le public et publiés de manière à ce que les auteurs puissent obtenir les diplômes requis pour leurs diplômes universitaires.

L'erreur des organisateurs débutants est qu'ils ne prennent pas en compte le fait que différents types de conférences nécessitent des formats et des structures différentes. Les hybrides fonctionnent mal. Le type d’événement affecte tout, du temps à la pause, en passant par la gestion du programme.

- Jared Spool (plus de 35 conférences de plus de 20 ans)

Si votre conférence n'est pas destinée à un large public:

Seulement sur invitation, sans accepter les candidatures de l'extérieur, pour ne pas déranger le système de candidature si nous savons qui nous voulons inviter.

- Dan Stsuk et Joe Wong (UX Hong Kong)

3: Si vous ne vous souciez pas des détails, les participants s’occuperont d’eux.

Chaque détail est important. Lors de la réunion des concepteurs, assurez-vous que toutes les petites choses sont faites correctement. Les professionnels dans le domaine des caractéristiques comportementales des utilisateurs sont très critiques à ce sujet, ils en discuteront lors de l'événement et cette impression affectera l'impression globale de l'événement.

- Cornelius Rehiru (UXcamp Ottawa)

Les détails sont importants à long terme. Si les visiteurs disent à quel point tout était organisé, cela aura une incidence positive sur leur retour la prochaine fois. Et cela signifie également que vous avez bien travaillé cette fois-ci et que la prochaine fois, vous n'aurez plus qu'à polir la rugosité et non à refaire tout à partir de zéro.

Il est préférable de parcourir tout le programme du point de vue de différents participants:

Restez à la place non seulement des visiteurs, mais aussi des orateurs, des sponsors, des bénévoles, des hôtes, de la presse, des agents de sécurité, des visiteurs ordinaires, etc. Etudiez et imaginez ce dont ils ont besoin avant, pendant et après l’événement. Il serait bien de réfléchir à divers détails sans oublier les besoins essentiels de la pyramide Maslov.

- Grant Carmichael (UX Midwest, TEDxGrandRapids)

4: Obtenez l'aide de professionnels

À un ou deux des tout premiers événements, attirer des spécialistes qui organisent des événements. La logistique lorsque vous travaillez avec des hôtels, les menus, Internet, la localisation des locaux, les flux, les inscriptions, les remboursements, n’est qu’un cauchemar.

- Christina Halvorson (événements Confab)

En raison de la complexité de l'événement, vous devez apprendre des autres.

5: Séparer les responsabilités dès le départ

Ne prenez pas la conférence à trop peu de personnes. Divisez l'équipe en plusieurs groupes, dans chacun desquels 1 à 2 personnes seront responsables et le gérer. Travailler avec des orateurs, des sponsors, un design, un budget, des volontaires, un contenu, des relations publiques, une production, des billets, des subtilités juridiques - tout cela doit être abordé. Suivez le travail des groupes et laissez l’ensemble de l’équipe parler périodiquement de ses progrès.

- Grant Carmichael (UX Midwest, TEDxGrandRapids)

Nous avons compris très tôt que le travail avec les documents devait commencer dès le début:

Ne sous-estimez pas le temps qui sera consacré à des tâches fastidieuses telles que la modification des inscriptions, le traitement des comptes, les réponses au courrier électronique aux questions que vous avez déjà traitées en détail sur le site.

- Donna Spencer (UX Australie)

Les volontaires sont formidables, mais assurez-vous que les mandataires travaillent également avec vous. Trois à quatre personnes sur lesquelles vous pouvez compter sans passer à la microgestion.

- Jared Spool (plus de 35 conférences de plus de 20 ans)

7: Traitez votre entreprise

Que vous le vouliez ou non, mais une conférence est une entreprise et comporte des risques:

Les gens peuvent réserver un billet sans payer, ignorer les rappels de paiement et tout annuler à la dernière minute. C'est particulièrement mauvais pour les conférences avec handicap, car vous avez perdu à la fois de l'argent et la possibilité de vendre une place. Il aurait été plus facile pour moi de vivre si j'avais compris comment les gens pouvaient avoir des enfants, et j'aurais été plus persévérant, cherchant après avoir payé et annulant ceux qui ne payaient pas.

- Donna Spencer (UX Australie)

Vos créanciers sont susceptibles d'indiquer clairement ce qu'ils veulent de vous. De plus, vous devez clairement indiquer aux participants quoi, comment et quand ils doivent s’inscrire (ou annuler). En parlant de tickets: Jared Spool pense qu'il ne faut pas les sous-estimer:

Des événements gratuits sont organisés pour vendre quelque chose. Les gens sont habitués à payer pour des valeurs. Si vous choisissez un prix trop bas, vous ferez peur à tous ceux qui pensent que la qualité de l’événement lui correspondra.

Et bien sûr, toutes les dépenses doivent être couvertes. Utilisez la formule suivante:

Aller à zéro = Dépenses fixes / (Coût - Dépenses variables)

Tout d’abord, il est nécessaire d’évaluer les coûts fixes et variables (les coûts fixes sont les coûts de placement du premier participant. Les variables sont les coûts de chacun des suivants).

Après avoir déterminé les coûts, choisissez un prix et regardez la formule. Jouez avec des chiffres jusqu'à ce que vous soyez sûr que, dans tous les cas, vous ferez un profit. C’est la première chose que nous faisons pour chaque conférence. Ensuite, nous comparons constamment ces chiffres à la réalité. Cela nous a appris à bien valoriser les événements et à rentabiliser chaque conférence.

- Jared Spool (plus de 35 conférences de plus de 20 ans)

8: Vendre, mais ne pas vendre aux sponsors

Les sponsors sont importants, mais l’impression des participants à la conférence est plus importante encore.

Donnez aux sponsors la possibilité de faire connaître leurs produits et services, mais ne laissez pas l'événement se dérouler. Personne n'aime les discours des sponsors ou leurs publicités. C'est irrespectueux envers les personnes qui ont payé le billet.

- Bruno Figuerdo (UX Lisbonne)

9: Donne aux gens une pause (et un pipi)

C’est bien que nous ayons compris qu’il était bien plus important de prendre beaucoup de pauses pour que les gens puissent discuter, plutôt que de faire beaucoup de rapports.

- Cameron Koscon (Brooklyn Beta)

Parfois, vous souhaitez intégrer davantage le programme, mais le rythme est très important. Les visiteurs doivent se lever, se réchauffer, prendre un café, vérifier leur courrier, aller aux toilettes. Apprenez de nouvelles idées, discutez-en ou réfléchissez-y en privé.

J'ai assisté à des conférences où ils essayaient de transmettre des informations précieuses en une seconde, des déjeuners et des dîners thématiques, des débats dans les bars ... Il me semble que les visiteurs ont besoin de temps pour se détendre et passer du temps. Donnez-leur de la bonne nourriture et des boissons, et tout se passera bien tout seul.

- Bruno Figuerdo (UX Lisbonne)

10: Soyez prêt à payer ou à vous séparer des orateurs

Il est très important de documenter vos règles et de vous y conformer, et de les publier afin que les intervenants les comprennent bien. Certains orateurs n'accepteront pas de vous parler de vos règles. Vous devez être prêt à vous séparer d'eux et à trouver un autre orateur à leur place. C’est mal quand vous choisissez un haut-parleur et il refuse parce que le paiement est insuffisant, mais cela arrive.

- Christian Manzella (Géant)

Trouvez par exemple d'autres moyens de rémunérer les orateurs, en leur proposant des vidéos de leurs discours ou de leurs consultations avec un formateur parlant en public.

Nous avons commencé à donner à nos orateurs des directives de base telles que la taille de la police et nous tenterons bientôt de leur fournir des leçons d’oratoire. Il est également agréable d'avoir une salle pour préparer un orateur.

- Eva Caniasti (UXPA Boston)

11: Scellez les haut-parleurs avant de monter sur le podium

Les orateurs, comme tout le monde, ne lisent pas les lettres, ne savent pas ce que vous voulez d'eux, ne savent pas comment fixer une date limite sur le calendrier et posent des questions sur ce dont vous avez déjà parlé plusieurs fois.

- Donna Spencer (UX Australie)

La plupart du temps est passé à courir autour des haut-parleurs

- Andy Bad (UX Londres)

Nous sommes déjà confrontés au besoin de coups de pied constants. Nous craignons d’avoir déjà tout le monde, mais les intervenants savent que c’est un mal inévitable.

12: La place est le fondement de tout

Un lieu traditionnel comme un hôtel ou un centre de conférence n’est pas toujours le meilleur choix. Examinez d’abord les exigences et les limites de l’événement, puis recherchez le lieu le plus approprié.

Fournir un endroit où les gens seront plus libres afin que ce ne soit pas trop cher. Dans la plupart des hôtels et des centres de conférence, vous devez utiliser leur nourriture et leurs boissons et en payer tous les frais généraux.

- Brad Smith (WebVisions)

L'emplacement a une grande incidence sur le ressenti de l'événement. Préférez donc certains endroits plus intéressants aux chaînes d'hôtels ou aux grands centres de conférence. Parfois, les centres culturels fonctionnent bien.

- Andy Budd (UX Londres)

Si vous avez un programme extraordinaire, les visiteurs ne se soucient pas de savoir où il va. J'ai été à de grandes conférences dans des endroits ennuyeux.

La première chose qui procure une place est la concentration des visiteurs sur le but de la visite. S'il ne s'agit ni d'une conférence de méditation ni de Disneyland, ils sont venus participer au programme et non pour admirer les points de vue. Laissez le site soutenir l'événement, pas le concurrencer.

- Jared Spool (plus de 35 conférences de plus de 20 ans)

13: Le programme est la gestion et la conception

Le programme de la conférence ne consiste pas simplement en une série de rapports. Ils doivent être reliés entre eux et rangés dans le bon ordre.

Il est difficile de surestimer l’importance d’un bon programme. Un horaire peut être établi en quelques minutes, mais il faut plusieurs jours pour établir une structure, une cadence et un flux satisfaisants. Plus le programme est grand, plus il en faudra pour le compiler.

- Steve Beyty (UX Australia / Interaction)

Essayez de faire du programme une déclaration. C'est incroyable de voir combien de conférences ressemblent à un tas d'événements en désordre.

- Andy Bad (UX Londres)

Une bonne conférence est une impression soigneusement préparée. Je ne parle pas seulement de raffinements de design. C'est une présentation émotionnelle et éducative. Une conférence idéale est organisée en un seul événement, de sorte que tous les participants reçoivent une sensation unique tout au long de la journée.
Une bonne conférence est comme une bonne liste de lecture ou un bon album. Chaque chanson ajoute la sienne et leur ordre d’importance. Inviter des consultants célèbres à parler est un non-sens. Nous devons rechercher de nouveaux talents et idées. Il est nécessaire de créer un environnement dans lequel les orateurs aimeraient s'asseoir et écouter les autres orateurs, augmentant ainsi le flux d'apprentissage et l'interaction des idées. Et pour cela, vous devez très bien comprendre votre sujet et les personnes qui le développent.

- Jeffrey Zeldman (Un événement à part)

Mes meilleures conférences, que j’ai développées, à laquelle j’ai parlé ou que j’ai assisté, ont donné une impression multicouche qui facilitait les transitions d’une couche à l’autre. Par exemple, à la dernière minute, en décidant de discuter avec des gens, je devrais être capable de le faire sans problèmes.
Les conférences à objectifs multiples suggèrent que les utilisateurs alternent d'un rapport à l'autre, mais pensent rarement que certains voudront s'en échapper. Y a-t-il de la place pour la réflexion et la discussion? Pour répondre au courrier? Juste pour s'amuser?

- Kevin Hoffman (Sommet IA)

14: Préparez-vous à marquer une pause

Cameron Koscon m'a montré la valeur des mauvaises blagues. Il les avait prêtes à combler les pauses lorsque l’orateur était occupé par des diapositives ou en cas de dysfonctionnement technique. Ensuite, les blagues ont été utilisées pour garder le public.

Vous n'êtes peut-être pas prêt à raconter même une mauvaise blague, mais vous devez tout de même vous préparer et dire quelque chose sur la question de procédure ou sur le prochain orateur.

15: considérons un système de feedback

Certains organisateurs considèrent qu'il est important de recevoir des commentaires via des formulaires de commentaires ...

Il doit être possible de laisser des commentaires sur papier dans la classe. Les gens sont plus disposés à faire des critiques juste après le rapport. Les critiques varieront du "meilleur événement de ma vie" à "l'argent dépensé en vain". C'est incroyable combien d'expérience peut varier!

- Christina Halvorson (événements Confab)

D'autres recommandent des sondages personnels.

Je préfère recevoir personnellement les commentaires des personnes par le biais de petits sondages, plutôt que d'écrire du papier avec eux.

- Bruno Figuerdo (UX Lisbonne)

N'oubliez pas d'interviewer les intervenants:

Nous recueillons toujours les opinions des intervenants, mais nous donnons également la possibilité de faire des commentaires anonymes. Parfois, c’est le seul moyen de connaître les lacunes, en particulier de nature privée - paiement, préparation, etc.

- Styles Aria (Environnements pour les humains)

16: Planifiez avec soin

Une fois, nous n’avions pas attaché d’importance à gaspiller nos efforts pour nous maintenir en bonne santé et nous essayons maintenant de le réparer. En outre, les organisateurs de la conférence ont réduit leurs coûts, sous-estimaient le coût des billets ou ne payaient pas les conférenciers. Chaque compromis crée un schéma qu'il est de plus en plus difficile de rompre avec le temps.

- Ari Styles (Environnements pour les humains)

17: Prévoyez du temps pour assister à votre conférence

Soyez à la place du visiteur de votre événement.

À chaque conférence, j'essaie toujours de prendre part à la conférence comme s'il s'agissait de l'événement de quelqu'un d'autre. Supposons que je sors un ordinateur portable et tente de prendre des notes. Par conséquent, je prévois de travailler pour qu’il reste du temps pour de telles choses.

- Christopher Schmitt (Environnements pour les humains)

Pin
Send
Share
Send
Send